Ведення касових операцій на підприємствах

Ведення касових операцій на підприємствах - порядок прийому і видачі готівки , Оформлення касових документів, заповнення касової книги, зберігання грошей в касі підприємства. Правила організації касових операцій на підприємствах встановлюються законодавчо і є обов'язковими для всіх підприємств. Вони виконуються за допомогою уніфікованих форм первинної облікової документації .

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, витратні касові ордери та замінюючі їх документи повинні бути заповнені в бухгалтерії чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані з використанням технічних засобів (пишучої, обчислювальної та ін.).

Прибутковий касовий ордер застосовується для оформлення надходження грошей в касу як при ручній обробці, так і при автоматизованої і виписується в 1 примірнику. Про прийом грошей вносителю видається квитанція до прибуткового касового ордеру за підписами головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи або касира, завірена печаткою (штампом) касира.

При здійсненні торгових операцій або надання послуг населенню грошові розрахунки проводяться з обов'язковим застосуванням контрольно-касових машин з фіскальною пам'яттю. У цьому випадку на квитанції повинен бути відбиток касового апарату.

Готівкові гроші з кас підприємств видаються за видатковими касовими ордерами або іншим належним чином оформленими документами (платіжним, розрахунково-платіжними), відомостями, заяв на видачу грошей, рахунками з накладенням на ці документи штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Допускається обробка видаткових касових ордерів або інших належно оформлених документів автоматизованим способом. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером організації або уповноваженими ними на те особами. Коли на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах або інших належно оформлених документах не обов'язкова.

При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів касир зобов'язаний перевірити: наявність на документах підпису головного бухгалтера і її справжність, а на видатковому касовому ордері або його замінює - дозвільного напису (підписи) керівника організації або уповноважених на те осіб; правильність оформлення документів; наявність перелічених у документах додатків. При недотриманні одного з цих вимог касир повинен повернути документи в бухгалтерію для належного оформлення.

Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року). Підчищення, помарки або виправлення в цих документах не допускаються. У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи з номерами і датами складання.

Прибуткові та видаткові касові ордери або інші документи до передачі в касу реєструються в бухгалтерії відповідно в журналах реєстрації прибуткових або видаткових касових документів. Платіжні (розрахунково-платіжні) відомості на видачу коштів на заробітну плату, виплати соціального характеру і стипендії реєструються після видачі зазначених сум.

Готівкові гроші в каси підприємств приймаються за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особами, уповноваженими письмовим розпорядженням керівника підприємства. Прибуткові або видаткові касові ордери можуть реєструватися за допомогою засобів обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», яку зводять за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху грошових коштів за змістом господарської операції.

Для розрахунків готівкою кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та кількості рахунків, відкритих в банках, веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана печаткою на останній сторінці. Загальна кількість пронумерованих аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника підприємства і головного (старшого) бухгалтера. Записи в касовій книзі ведуться в 2 примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою (1-е і 2-е екземпляри листів нумеруються однаковими номерами; 1-е екземпляри листів залишаються в касовій книзі, 2-е екземпляри повинні бути відривними і служать звітом касира ). Підчищення і обумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його замінює, із зазначенням дати внесення виправлень.

Касова книга ведеться щодня у міру здійснення операцій по надходженнях готівки в каси підприємств і їх видач. Кожен аркуш касової книги складається з двох рівних частин. Касові операції записуються касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по касовим ордером або іншим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як «Звіту касира» 2-й відривний лист з прибутковими, видатковими касовими ордерами та іншими документами під розписку в касовій книзі . При відсутності прибуткових і видаткових касових операцій протягом дня залишок грошей в касі не виводиться; поточним вважається залишок каси на дату останнього звіту касира.

Касова книга на підприємствах можна вести автоматизованим способом, при якому її аркуші формуються у вигляді машинограми «Вкладний аркуш касової книги», одночасно з нею формується машинограмма «Звіт касира». Обидві машинограми, що повторюють за своїм змістом ручну касову книгу, складаються до початку наступного робочого дня. Автоматизована обробка операцій по касі проводиться касиром, користувачем або іншою особою, призначеною наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Аркуші касової книги в цих машинограммах нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року. В машинограмі "Вкладний аркуш касової книги» автоматично друкується загальна кількість аркушів у касовій книзі за кожен місяць, в останній місяць за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік. Касир після отримання машинограм «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира» перевіряє правильність складання зазначених документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом з прибутковими, видатковими касовими ордерами та іншими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги. Машинограми «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігаються окремо касиром за кожен місяць. Після закінчення календарного місяця, року або в міру необхідності машинограми «Вкладний аркуш касової книги» брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства і книга опечатується.